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汪晓军:防贼一样的科研经费报销制度

(作者为华南理工大学教授)

来源:Taylorwang的个人博客

http://blog.sciencenet.cn/home.php?mod=space&uid=732399&do=blog&id=901267

原题:横向科研经费应将大幅下降

 

我自认为自己的脾气不算很差,当研究生告诉我,我请与我们有合作关系朋友,或请研究生一起请饭的几张发票,因只有餐厅的正规发票,没有刷银行卡的小票而不能从横向科研经费账户报账时,我没有讲什么,只当我用工资请大家吃饭吧,其实有些餐厅,只收现金,根本没有刷卡机,且刷卡机的小票也没有认真收集。但当我出差的来回飞机票去财务处报账时,研究生告诉我,有来回正规的飞机票还不能报账,还要有订票公司的行程单及银行卡的支付证明。听了这些,我的火气一下子上来了,我就亲自来到财务处交涉。

以前报账虽然人很多,有时要排队等,但从来没有这么麻烦过。现在提倡电子化,无纸化办公的时代,为什么报账时纸质的证明要求越来越多,办事越来越麻烦,办事效率越来越低呢?这显然是对我们老师严重地不信任,就好象我们老师平时没事干,办事时都要准备好各环节的证据,象防贼似地防着我们;我们在自己的横向科研经费里报账,是在花我们自己的钱;是不是财务处要给我们老师,每人配一个将来准备报账的秘书?

听了我大声的指质,财务处的人员,不温不火地回复,这是规定。并找出了一本厚厚的报账手册给我。我想我不可能是第一个去指质他们的人,也不会是最后一个。冷静一下我意识到自己的行为有点冲动,主动致歉后,回到办公室,通过一些网络的历史记录,打印了一堆行程单,银行的信用卡支付证明,为下一次再去报账做足功夫。

真想不到随着网络时代的到来,办事越来越方便,越来越高效,无论是飞机票,还是住宾馆,下订单,付款,在手机上都可以操作完成,而在学校的报账系统却越来越复杂,这防贼一样的财务制度,必将带来横向科研经费大幅下降的后果

世界五百强企业美国空气产品公司(Air Product)曾与我们合作,给我们研究组十万美元科研经费,用于研究臭氧氧化废水中有机物的影响因素及机理问题。我们收到钱后,学校财务处开出发票,但AP公司讲这笔科研费是公司从美国总部拨款过来的,美国总部并不需要学校的盖有公章的官方发票,只要求我打印一个收据,在收据上有我的签名即可。美国这种相对简单的做法,似乎也没有引起大量的贪污问题。

我们不能因为有极少不诚实的人多报了一些交通费或其它费用,就从一个只要有发票,什么费用都能报账的极端,走到除了发票,还要有一系列比较麻烦的证据链才能报账的另一个极端。况且我看了通报的几起案例,票据违规是那么地明显,如一个人出差,用了几十张,甚至上百张同样行程的火车票;使用市内出租车,却拿来一大叠连号的出租车票等,这些问题若财务人员审核认真一点,很容易就能查出来。而飞机票的发票,上面都有乘机人的姓名,且没有完成行程,发票也不会寄出,更不用讲不给钱而给发票了。

目前全国都在鼓励创新,提倡大家创业,鼓励大学及科研院所的科研人员,将自己的知识与成果,应用到社会上,能到社会上去转化为生产力,为社会经济的发展服务。有些省份已明确鼓励科研人员创业,组建自己的公司。有些高校,甚至提出鼓励在校大学生退学创业这种更加激进的措施。我想在自己的公司里,只要有正规发票就能报账了,而不需要另外的行程单及银行的支付证明。若这公司我是股东,我要报账,除了正规的发票外,财务人员还跟我要那些行程单等,我就打算更换这名会计了。在这种情况下,一些横向研究经费,我可以放在学校,也可以将这个项目的经费进到学校外的公司中。虽然说经费进到学校,可以增加一点工作量,但对我们来讲,年年考核,工作量都远大于学校规定要求,增加这一点工作量也是无所谓的。原来我们愿意将钱放在学校的账户上,通过学校帐户给研究生拨发补助方便些,且学校扣除管理费,其它的费用仍是比较方便地应用在科研项目上。现在报账这样难,大家也就尽量少在学校报账,必然导致慢慢地将横向科研项目大部分挂在校外了。

记得以前去学校的财务处,往往都要排队处理报账问题,这次我去财务处,几乎没有看到其它人,六个财务人员在财务室休闲地聊天,可能这新的财务政策,已阻止了许多要报账的人。目前制定的一些财务措施,主要目的是为了阻塞那些弄虚作假人的漏洞,有些方法,并不合理,且更没有能做到与时俱进。如以前的机票,买了就可以拿到机票,有可能存在买了机票而没有飞行再退票的可能。现在是电子机票,坐完飞机了,才将机票的发票寄来,只要是正规的机票发票,应该包含了机票与行程单等功效,可作为报账的正式凭据。学校财务人员应该也会知道这些机票的发票几乎不可能做假,但仍以将来财务检查时,有可能违规做借口,要求补充那些重复浪费的行程单与支付证明。可以推测,这样下去,慢慢地转到学校的科研经费就少了,与此相应,要求在学校报账的人也就不多了,这些在财务室休闲聊天的会计们,将来还有必要留那么多吗?